Міністерством освіти і науки затверджена ІНСТРУКЦІЯ з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі, яка встановлює загальні вимоги ведення шкільної документації в електронній формі.
У Міносвіти зазначають, що ведення ділової документації в електронній формі запроваджується з метою удосконалення управління школою, забезпечення вірогідність інформації, що використовується в освітній діяльності, спрощення ведення документації та зменшення витрат часу на її ведення, а також забезпечення органів управління у сфері освіти актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття управлінських рішень.
Відповідно до інструкції в електронній формі буде створюватись та вестись наступна документація:
класний журнал для I – IV класів;
класний журнал для V – XI (XII) класів;
журнал обліку пропущених і замінених уроків;
журнали здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за індивідуальною формою;
журнал факультативних та гурткових занять;
журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності;
особові справи здобувачів освіти;
алфавітна книга здобувачів освіти;
особова справа педагогічного працівника;
журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням);
річний план роботи закладу освіти;
розклад навчальних занять;
свідоцтва досягнень здобувачів освіти.
Школи мають визначити відповідальну особу за адміністрування електронній освітній інформаційній системі.
Інструкція з ведення документації в електронній формі також містить опис особливостей ведення електронного класного журналу, вимоги до зберігання ділової документації школи в освітній інформаційній системі та перелік даних, що оброблятимуться в електронній освітній інформаційній системі.
Наказ зареєстровано в Міністерстві юстиції України 9 вересня 2022 р. за № 1029/38365, але чинності не набрав.